Certificado digital en la nube para despachos: el de cada persona, en un solo sitio
Publicada el en Escritorio en la nube
El certificado digital en la nube es tu certificado de siempre instalado una sola vez en el almacén de Windows de tu escritorio en la nube, en el usuario de su titular: se usa con AEAT, SILTRA y Seguridad Social desde cualquier ordenador, sin copias sueltas por correo y con doble factor opcional. Cada persona del despacho tiene el suyo, y la custodia sigue siendo del titular. Ver teletrabajo en asesorías y copias de seguridad en la nube.
El certificado digital es la llave del despacho: con él se presentan impuestos, se envían los seguros sociales y se firman los trámites de los clientes. En la mayoría de asesorías vive copiado en tres ordenadores, exportado por correo «para el portátil», y nadie recuerda en cuál sigue instalado el de quien se fue. Con un certificado digital en la nube, instalado en un escritorio en la nube, cada persona tiene el suyo en su usuario, una sola vez, y lo usa desde el ordenador que tenga delante. Aquí va cómo se hace en un despacho, qué cambia y qué sigue igual.
El problema: un certificado por ordenador
Un certificado se instala en el equipo desde el que se usa. En un despacho de cuatro personas eso acaba siendo una copia por equipo, cada una con su contraseña de exportación circulando por correo o en un pendrive. Cuando caduca hay que renovarlo en todos; cuando alguien cambia de ordenador hay que volver a exportarlo; y cuando alguien se va, nadie sabe en qué portátil sigue. El día de los seguros sociales el programa está en un ordenador y la persona que lo usa no está: es la escena de nuestro vídeo sobre SILTRA, y pasa.
A eso se suma Autofirma: una instalación por equipo, cada una con su versión y su navegador, y cada una con sus propios fallos. Si vienes de Autofirma no encuentra el certificado, ya sabes de qué hablamos.
Qué significa instalarlo «en la nube»
Conviene separar dos cosas que se llaman igual:
- Certificados «en la nube» del prestador: algunos emisores ofrecen certificados cualificados que no se descargan, sino que se custodian en sus sistemas y se usan con una aplicación o un código. Es otro producto y no es de lo que hablamos aquí.
- Tu certificado de siempre, instalado en un escritorio en la nube: el mismo certificado de la FNMT o de la autoridad que uses, importado en el almacén de Windows de tu escritorio en la nube, que es un Windows completo en un servidor. Legalmente no cambia nada: es el mismo certificado, el mismo titular y las mismas obligaciones. Cambia dónde vive y desde dónde se usa.
Cada persona, con su certificado
El certificado de una persona es suyo. Las condiciones de uso de la FNMT piden al titular custodiarlo «poniendo los medios necesarios para impedir su utilización por personas distintas a su Titular». En un escritorio en la nube eso se cumple con facilidad: cada persona entra con su usuario, su certificado está instalado solo en ese usuario y, para llegar a él, hay que pasar por su contraseña y por el doble factor, que es opcional y lo decides tú.
Lo que no hacemos es instalar el certificado de una persona en los usuarios de las demás. Si cuatro personas presentan trámites, cada una tiene el suyo.
Y para presentar por tus clientes: la colaboración social
Para las presentaciones de la Agencia Tributaria en nombre de los clientes existe la colaboración social. En su modalidad delegada, el colaborador social (la asesoría) autoriza a sus empleados, que trabajan «utilizando certificados electrónicos de persona física o de empleada de empresa», y el colaborador «no tendrá que facilitar un certificado de representante». Todas las declaraciones que gestionan se entienden presentadas por el colaborador.
Encaja bien con un escritorio en la nube: cada empleado tiene su certificado en su usuario y presenta desde cualquier ordenador, sin pasarse ficheros. El alta como colaborador social y las autorizaciones se tramitan con la Agencia Tributaria; nosotros nos ocupamos de que el puesto de cada uno funcione igual en todas partes.
Cómo se instala, paso a paso
- Exporta el certificado desde el navegador o el almacén del ordenador donde lo tienes, con la clave privada, a un fichero .pfx o .p12 protegido con contraseña. Si no te deja exportar la clave privada, el certificado se instaló sin ella y hay que volver a descargarlo del emisor.
- Entra en tu escritorio en la nube con tu usuario (y el doble factor, si lo has activado: es opcional).
- Importa el fichero en el almacén de certificados de Windows del escritorio (doble clic sobre el .pfx y seguir el asistente, o desde el administrador de certificados). Queda instalado en tu usuario.
- Compruébalo entrando en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social desde el navegador del escritorio en la nube: si te identifica, está bien.
- Configura los programas que lo usan. SILTRA y las aplicaciones del Sistema RED trabajan con el certificado instalado en el equipo, así que a partir de ahí lo ven en el escritorio en la nube igual que lo veían en el PC. Lo mismo con las presentaciones desde a3, Sage o el programa que uses.
- Borra las copias sueltas: el .pfx del correo, el del pendrive y los certificados instalados en ordenadores que ya no lo necesitan. Cuantas menos copias, menos sitios donde puede acabar.
Si prefieres, lo hacemos contigo por control remoto en la puesta en marcha. Es un trámite de diez minutos por certificado.
Cuando alguien entra o se va del despacho
- Persona nueva: se le crea su usuario, instala su certificado en él y trabaja desde el primer día, con el ordenador que tenga.
- Persona que se va: se desactiva su usuario y con él se va su acceso a su certificado. No hay que perseguir portátiles ni preguntar quién tenía copia.
- Ordenador nuevo o roto: no pasa nada con el certificado, porque no está en el ordenador. Se entra desde el equipo nuevo y se sigue.
Los certificados de tus clientes
La nube no cambia la custodia: el certificado es del titular, y su custodia y su uso son responsabilidad del titular. Si en la asesoría guardáis certificados de representante de clientes, esa es una decisión vuestra y de cada cliente, con su autorización por escrito y para lo autorizado, como hasta ahora. Para las presentaciones de la Agencia Tributaria, la colaboración social evita tener que guardarlos.
Los certificados en tarjeta (DNI electrónico, tarjetas criptográficas) son otro caso: necesitan un lector físico en el equipo desde el que se usa y no se exportan. Si trabajáis con ellos, cuéntanoslo y vemos cómo encajarlo.
Y cuando caduca
Se renueva una vez, en el usuario de su titular, desde el mismo navegador del escritorio en la nube. A partir de ahí el certificado nuevo está en todos los ordenadores desde los que entra esa persona, porque solo hay una instalación. En un despacho con muchos certificados, cada renovación deja de ser una ronda por los equipos.
Si prefieres verlo
- Autofirma no encuentra el certificado: las 5 causas y cómo arreglarlo (3 minutos, en nuestro canal de YouTube).
- SILTRA: qué necesita tu ordenador y por qué se queda atado a él (3 minutos).
Preguntas frecuentes
¿Es seguro tener el certificado en un servidor?
Es el mismo almacén de certificados de Windows que tienes en tu PC, en un servidor en España, con acceso por usuario, copia de seguridad diaria y doble factor opcional. Es más seguro que un .pfx en la carpeta de descargas de tres portátiles.
¿Puede usar mi certificado otra persona del despacho?
No debería. El certificado es personal y la FNMT pide al titular impedir que lo usen otras personas. En el escritorio en la nube cada persona tiene el suyo en su usuario; para presentar por los clientes en la Agencia Tributaria está la colaboración social, en la que cada empleado usa su propio certificado.
¿Qué pasa si se rompe mi ordenador o cambio de equipo?
Nada: el certificado vive en tu escritorio en la nube. Entras desde el equipo nuevo y sigues trabajando.
¿Vale para presentar en la AEAT y en la Seguridad Social?
Sí. Para las sedes electrónicas y para SILTRA y el Sistema RED es un certificado instalado en el equipo, y el escritorio en la nube es ese equipo.
Fuentes
- FNMT-RCM: condiciones de uso de los certificados de persona física (responsabilidad del titular) y CERES: exportación e importación de certificados con clave privada.
- Agencia Tributaria: colaboración social delegada.
- Tesorería General de la Seguridad Social: manual de instalación y configuración de SILTRA (requisitos del equipo y uso del certificado digital instalado).
¿Cuántos sois y qué programa usáis?
Con eso te decimos cómo quedaría vuestro despacho. Mira cómo trabaja una asesoría entera en escritorio en la nube para asesorías y gestorías, consulta los precios o cuéntanos tu caso. Y si lo que te preocupa es tu programa de facturación, lee Verifactu sin cambiar de programa.
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