Oficina en la nube
Tu escritorio, tus programas, tus archivos y tus copias de seguridad, todo junto en un servidor seguro y accesible desde cualquier sitio. Sin servidor propio, sin VPN y sin sustos.
Llevar la oficina a la nube es dejar de depender del ordenador de cada uno y del servidor del armario: tu escritorio, tus programas (a3, Sage, tu ERP), tus archivos y las copias de seguridad pasan a estar en un servidor gestionado, y tú entras desde donde estés. Consulta los precios desde 149 € o qué es un escritorio en la nube.
Qué significa llevar la oficina a la nube
Se usa mucho la expresión y casi nunca se explica. Una oficina en la nube no es tener los archivos en Drive: es que todo el puesto de trabajo viva en el servidor. Es decir, cinco cosas juntas:
- El escritorio. El entorno Windows donde trabajas cada día, con su menú de inicio y sus iconos.
- Los programas. Tu software de contabilidad o gestión, tu ERP: instalados y mantenidos en el servidor. Ver qué aplicaciones puedes usar.
- Los archivos. Las carpetas compartidas del equipo, con permisos por persona.
- El correo. Tus cuentas de correo, en el mismo entorno.
- Las copias de seguridad. Automáticas e incluidas, no algo que alguien tiene que acordarse de hacer.
Cuando esas cinco cosas están en el mismo sitio, dejas de tener «el ordenador de Marta» y «el portátil que se llevó Juan»: tienes una oficina, y entras a ella desde cualquier dispositivo.
Qué necesitas y qué deja de hacer falta
Necesitas muy poco: conexión a internet y un dispositivo con navegador. Un PC, un portátil viejo, un Mac o una tablet. Como los programas se ejecutan en nuestro servidor, el equipo solo transmite pantalla, teclado y ratón: da igual que sea antiguo.
Deja de hacer falta bastante más de lo que parece:
- El servidor en el armario, con su ruido, su consumo y su avería a los cinco años.
- La VPN que nadie sabe configurar y que va lenta desde casa.
- El NAS y el disco duro externo que alguien se lleva a casa los viernes.
- Instalar y actualizar cada programa en cada ordenador.
- Preocuparte de si las copias se hicieron anoche.
Oficina en la nube y «tener Drive» no son lo mismo
Esta es la confusión más extendida, y conviene deshacerla porque cuesta dinero. Un disco en la nube (Drive, Dropbox, OneDrive) guarda archivos. Y está muy bien para eso. Pero:
- No ejecuta tus programas. Tu a3, tu Sage o tu programa de gestión siguen instalados en un PC concreto, y ese PC sigue siendo el cuello de botella.
- No resuelve el trabajo simultáneo sobre la base de datos de tu software de gestión. De hecho, sincronizar bases de datos por Drive es una receta clásica para corromperlas.
- No es una copia de seguridad. Si borras o cifras un archivo, se sincroniza borrado o cifrado en todas partes. Ver copias de seguridad en la nube.
Una oficina en la nube incluye los archivos, sí, pero además el escritorio, los programas y las copias. Es la diferencia entre guardar los papeles fuera y trasladar la oficina entera.
Cómo migrar la oficina a la nube, paso a paso
Es la pregunta que frena a casi todo el mundo: «¿y cuánto tiempo estaré parado?». Bien planificado, prácticamente nada, porque el cambio se prepara antes de tocar nada y la migración la hacemos nosotros (va incluida hasta 3 horas).
- Análisis. Qué programas usáis, cuántas personas se conectan, cuántos datos tenéis y qué periféricos. Con eso elegimos el plan que necesitáis, sin pagar de más, y aquí es donde salen los casos raros.
- Montaje. Preparamos el escritorio, instalamos los programas y configuramos usuarios, permisos y copias. Todo queda listo antes de cambiar nada de vuestro día a día.
- Migración de datos. El grueso se copia con la oficina funcionando y solo lo que cambia se sincroniza al final. Lo que tenéis ahora sigue en marcha hasta comprobar que en la nube está todo y funciona igual.
- El día del cambio. Se acuerda con cada oficina: fuera de horario, para entrar al día siguiente ya en el escritorio nuevo, o en horario con una parada corta.
- Formación y acompañamiento. Os enseñamos a conectaros, que es abrir una aplicación o el navegador. Los primeros días son de dudas pequeñas («¿dónde está ahora esta carpeta?»), y para eso estamos. Después, el mantenimiento, las actualizaciones y las copias son cosa nuestra.
Las condiciones, lo que tenéis que preparar y los casos que conviene ver antes están en cómo es el cambio, paso a paso.
Si vuestra oficina gira en torno a a3ASESOR o Sage, lo tenéis explicado con lo que piden sus fabricantes en a3ASESOR y Sage en la nube.
Riesgos reales y cómo se cubren
Preferimos hablarlo antes que vender humo. Los tres reparos que nos plantean siempre, con su respuesta:
- «¿Y si se cae internet?» Es el riesgo real, y no lo vamos a negar: sin conexión no hay oficina. Se cubre con una línea de respaldo o, en la práctica, con el 4G del móvil, que basta para seguir trabajando. A cambio, compáralo con el riesgo que ya tienes: si se rompe el servidor de la oficina, no trabaja nadie hasta que llegue un técnico y haya repuesto.
- «¿Dónde están mis datos?» En centros de datos en España, con copias de seguridad incluidas y cumplimiento del RGPD. Nada sale de la Unión Europea.
- «¿Y si quiero irme?» Tus datos son tuyos y te los llevas. La permanencia es de solo 3 meses y no hay secuestro de información.
Cuánto cuesta frente a mantener un servidor propio
Un servidor propio no cuesta lo que pone en la factura de compra: cuesta eso más la luz, más el SAI, más el antivirus, más las licencias, más el mantenimiento, más la avería del año cuatro, más lo que valga el día que estéis parados. Y se amortiza mientras se queda anticuado.
La oficina en la nube es una cuota mensual cerrada desde 149 € que incluye el mantenimiento, las actualizaciones, el antivirus y las copias. Sabes lo que pagas cada mes. Los números, en reducir los costes de informática con la nube y en precios y planes.
Para quién tiene más sentido
Sobre todo para despachos y pymes que dependen de un programa de gestión: asesorías y gestorías con a3 o Sage, administradores de fincas, y en general cualquier oficina donde varias personas trabajan sobre los mismos datos. También para equipos repartidos entre oficina y casa, y para quien tiene un servidor a punto de jubilarse y no quiere volver a comprar otro.
Puedes ver ejemplos por sector en casos de uso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una oficina en la nube?
Es tener el puesto de trabajo completo en un servidor gestionado: el escritorio, los programas, los archivos, el correo y las copias de seguridad. Entras desde cualquier dispositivo con internet y trabajas igual que en la oficina.
¿En qué se diferencia de tener los archivos en Drive o Dropbox?
Drive guarda archivos, pero no ejecuta tus programas ni resuelve el trabajo simultáneo sobre la base de datos de tu software de gestión, y tampoco es una copia de seguridad. La oficina en la nube incluye además el escritorio, las aplicaciones y las copias.
¿Necesito un ordenador potente?
No. Los programas se ejecutan en nuestro servidor, así que tu equipo solo transmite pantalla, teclado y ratón. Un ordenador antiguo o una tablet sirven.
¿Qué pasa si se cae internet?
Sin conexión no se accede al escritorio. Se cubre con una línea de respaldo o compartiendo datos desde el móvil, que suele bastar para seguir trabajando mientras se restablece.
¿Dónde están alojados mis datos?
En centros de datos en España, con copias de seguridad incluidas y cumplimiento del RGPD.
¿Cuánto se tarda en pasar la oficina a la nube?
Depende del volumen de datos y del número de puestos, pero el grueso se prepara con la oficina funcionando, y el día del cambio se acuerda con vosotros: fuera de horario o con una parada corta.
¿Puedo volver atrás si no me convence?
Sí. Tus datos son tuyos y te los llevas cuando quieras. La permanencia es de solo 3 meses; después, te das de baja cuando quieras.